Buchführung und Bilanzierung

Buchführung wirkt auf den ersten Blick wie eine Sammlung von Regeln, die man hinnehmen muss. Sie ist aber ein geschlossenes System mit genau einer Grundidee: Jeder Geschäftsvorfall verändert zwei Stellen, und die Bilanz muss danach wieder aufgehen. Wer diese Idee verstanden hat, muss Buchungssätze nicht auswendig lernen, sondern kann sie herleiten.

Warum doppelt gebucht wird

Das externe Rechnungswesen richtet sich nach aussen: an Finanzamt, Banken, Gesellschafter, Gläubiger. Es ist deshalb gesetzlich geregelt — die Pflicht zur Buchführung steht in § 238 HGB, die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung in den §§ 238 bis 263 HGB, ergänzt durch die steuerlichen Vorschriften der Abgabenordnung. Diese Bindung an Vorschriften ist der entscheidende Unterschied zur Kosten- und Leistungsrechnung, die frei gestaltbar ist, weil sie nur den Betrieb selbst informiert.

Die ganze Technik folgt aus einer einzigen Gleichung. Auf der Aktivseite steht, was im Betrieb vorhanden ist und wie es gebunden ist; auf der Passivseite, woher es finanziert wurde. Beide Seiten beschreiben dasselbe Geld aus zwei Richtungen, deshalb sind sie immer gleich hoch — und deshalb verändert jeder Geschäftsvorfall genau zwei Stellen.

Die vier Grundfälle: was eine Buchung mit der Bilanz macht

Bevor man den Buchungssatz formuliert, lohnt sich die Frage, welcher der vier Grundfälle vorliegt. Die Antwort entscheidet, wie sich die Bilanzsumme verändert:

• Aktivtausch: Ein Aktivposten nimmt zu, ein anderer ab. Bilanzsumme unverändert — Barabhebung vom Bankkonto.
• Passivtausch: Ein Passivposten nimmt zu, ein anderer ab. Bilanzsumme unverändert — Umwandlung einer Lieferantenverbindlichkeit in ein Darlehen.
• Bilanzverlängerung (Aktiv-Passiv-Mehrung): Beide Seiten wachsen — Wareneinkauf auf Rechnung.
• Bilanzverkürzung (Aktiv-Passiv-Minderung): Beide Seiten schrumpfen — Bezahlung einer Rechnung per Bank.

Soll und Haben, ohne Mystik

Jedes Konto hat eine linke Seite (Soll) und eine rechte (Haben). Welche Seite eine Mehrung bedeutet, hängt allein von der Kontenart ab: Aktivkonten mehren im Soll und mindern im Haben, Passivkonten genau umgekehrt. Aufwandskonten verhalten sich wie Aktivkonten (Mehrung im Soll), Ertragskonten wie Passivkonten. Der Buchungssatz nennt immer zuerst das Konto im Soll, dann das im Haben, verbunden mit dem Wort „an“.

Erfolgskonten, GuV und der Weg zum Jahresabschluss

Nicht jeder Vorfall betrifft nur Bestände. Zahlt der Betrieb Löhne, Miete oder Strom, sinkt das Eigenkapital — aber nicht durch eine Entnahme, sondern durch Verbrauch. Solche Vorgänge laufen über Erfolgskonten: Aufwendungen mindern den Erfolg, Erträge mehren ihn. Am Jahresende werden alle Erfolgskonten über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen; ihr Saldo ist der Jahresüberschuss oder -fehlbetrag und wird ins Eigenkapital übernommen. Alle Bestandskonten gehen ins Schlussbilanzkonto.

Der Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft besteht nach § 264 HGB aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang; große und mittelgroße Gesellschaften ergänzen einen Lagebericht. Einzelkaufleute und Personengesellschaften kommen mit Bilanz und GuV aus. Vorher stehen Inventur, Inventar und die Abschlussbuchungen — in dieser Reihenfolge, und diese Reihenfolge wird geprüft.

Die Grundsätze, nach denen bewertet wird

Buchführung ist nicht nur Technik, sondern auch Bewertung — und dafür gibt es Grundsätze. Das Vorsichtsprinzip verlangt, Risiken eher zu zeigen als zu verschweigen; daraus folgen das Realisationsprinzip (Gewinne erst ausweisen, wenn sie durch Umsatz realisiert sind) und das Imparitätsprinzip (drohende Verluste schon vorher berücksichtigen). Dazu kommen Klarheit und Übersichtlichkeit, Vollständigkeit, Stetigkeit der Bewertungsmethoden und das Prinzip der Bilanzidentität: Die Schlussbilanz eines Jahres ist die Eröffnungsbilanz des nächsten.

Wie aus diesen Zahlen Entscheidungen werden, steht in der Kosten- und Leistungsrechnung. Wie man die Finanzierungsseite der Bilanz beurteilt, in Investition und Finanzierung.